Envoyer une facture électronique et suivre sa remise
Le parcours d'une facture de vente, du brouillon à l'envoi, et comment lire la confirmation de remise qui arrive quelques secondes plus tard.
Une facture électronique ne part pas comme un e-mail. Elle passe par une plateforme d'échange qui la remet au système de votre client, et cette remise est confirmée après coup, pas au moment où vous cliquez. Cet article décrit le parcours complet et surtout comment lire ce que Fint vous affiche à chaque étape.
Une facture de vente vit d'abord comme brouillon. Tant qu'elle est dans cet état, vous pouvez la modifier librement : rien n'est parti, rien n'est engagé.
- La finalisation fige la facture. Elle reçoit son numéro définitif et n'est plus modifiable. C'est une action immédiate.
- L'envoi la remet à la plateforme, qui se charge de la transmettre à votre client.
La finalisation n'est pas réversible. Une fois la facture finalisée, la seule façon de corriger une erreur est d'émettre un avoir. Relisez le client, les montants et les mentions avant de finaliser.
Quand vous envoyez, Fint affiche « Envoi… », puis « Confirmation de la remise… ». Cette seconde étape n'est pas un détail d'affichage : la plateforme met une vingtaine de secondes à trancher, et un envoi accepté au départ peut malgré tout échouer à la remise.
C'est pour cette raison que Fint attend la vraie réponse avant d'annoncer un succès. Trois issues sont possibles :
- la remise est confirmée : la facture est partie et sa remise est garantie ;
- la plateforme a pris la facture en charge sans avoir encore tranché : le statut se mettra à jour tout seul, il n'y a rien à refaire ;
- la remise a échoué : le message le dit explicitement et reste affiché plus longtemps, parce qu'il demande une action.
Un échec de remise signifie que votre client n'a pas reçu la facture. Ce n'est pas un simple avertissement technique : vérifiez les coordonnées du client, puis relancez l'envoi. Une facture en échec n'a aucune valeur d'émission.
Chaque facture affiche une frise en cinq étapes, qui se remplit au fil de son parcours : Créée, Validée, Envoyée, Reçue, Payée.
La facture existe, puis elle est acceptée dans son format électronique. Ces deux étapes se franchissent à la finalisation.
C'est là que la lecture demande une précision. Dans le standard utilisé par les plateformes, l'étape « Envoyée » garantit déjà la remise au destinataire. L'accusé de réception formel, lui, est facultatif : beaucoup de systèmes ne l'émettent jamais.
C'est pourquoi l'étape « Reçue » se valide dès que la remise est confirmée, sans attendre un accusé qui pourrait ne jamais venir. Une frise qui s'arrêterait à « Envoyée » vous laisserait croire à un incident sur une facture pourtant bien arrivée.
Dernière étape, alimentée par l'encaissement. Elle est indépendante de la remise : une facture correctement reçue peut rester impayée longtemps.
Un brouillon peut porter des états techniques qui ressemblent à une preuve d'envoi, alors qu'il n'a jamais quitté votre espace. Fint garde donc sa frise volontairement vide tant que la facture n'est pas réellement partie : sur un brouillon, aucune étape ne s'affiche en vert, même si la plateforme l'a admis dans votre espace.
Retenez la règle simple : tant que vous n'avez pas finalisé puis envoyé, rien n'est parti. L'état d'un brouillon ne dit rien de sa transmission.
Regardez la frise sur la facture plutôt que le message, qui n'est que temporaire. Si « Envoyée » est franchie, la remise est confirmée. Sinon, l'envoi est encore en cours de confirmation ou a échoué.
Non. Une facture finalisée est figée, et une facture envoyée l'est doublement. La correction passe par un avoir, que Fint crée en brouillon pour que vous puissiez le relire avant de l'émettre à votre tour.
Vérifiez d'abord les coordonnées électroniques du client, cause la plus fréquente. Corrigez-les, puis relancez l'envoi depuis la facture. Si l'échec se répète, signalez-le par la messagerie en indiquant le numéro de la facture.
Une remise confirmée signifie que la facture est arrivée dans le système de votre client, pas nécessairement dans la boîte mail de la personne qui vous répond. Le document est souvent à chercher dans leur outil comptable. Vous pouvez aussi leur transmettre le lien public de la facture en attendant.