Comprendre les statuts de vos factures fournisseurs
Ce que signifie chaque statut affiché sur vos factures d'achat, lesquels demandent une action de votre part, et pourquoi un statut peut changer tout seul.
Chaque facture fournisseur que vous déposez dans Fint porte un statut, affiché sous forme de pastille colorée. Ce statut raconte une seule chose : où en est votre facture dans son parcours, depuis votre dépôt jusqu'à sa prise en compte définitive dans votre comptabilité.
La bonne nouvelle, c'est que dans l'immense majorité des cas, vous n'avez rien à faire. Le statut est un indicateur, pas une liste de tâches. Un seul d'entre eux appelle vraiment votre attention, et nous y venons plus bas.
Si vous ne devez retenir qu'une chose : seul le statut « Rejetée » demande une action de votre part. Tous les autres décrivent simplement l'avancement du traitement.
La pastille apparaît à trois endroits, toujours au même format :
- dans la liste de vos factures fournisseurs, à côté de chaque ligne, pour balayer l'ensemble d'un coup d'œil ;
- sur le détail d'une facture, quand vous l'ouvrez ;
- sur chaque carte de facture lorsque vous consultez Fint depuis votre téléphone.
Passez la souris sur la pastille : une infobulle vous rappelle en une phrase ce que ce statut signifie, sans avoir à quitter la page ni à revenir ici.
Votre facture est bien arrivée, elle est enregistrée, et elle attend d'être traitée par votre comptable. C'est le statut normal d'une facture que vous venez de déposer, et c'est aussi celui dans lequel elle passera le plus clair de son temps.
Il n'y a aucun délai à respecter de votre côté, ni aucune relance à faire. Votre comptable voit vos dépôts arriver dans son propre espace de travail et les traite par lots.
Votre comptable a validé la facture, et l'écriture comptable correspondante a été créée dans votre dossier. C'est le point d'arrivée normal : la facture est intégrée à votre comptabilité, vous n'avez plus à vous en occuper.
« Traitée » concerne le traitement comptable de la facture, pas son règlement. Une facture peut très bien être traitée sans avoir été payée, et inversement. Le suivi des paiements se fait séparément.
C'est le seul statut qui vous demande d'agir. La facture n'a pas pu être intégrée, et votre comptable a indiqué pourquoi.
Ouvrez la facture et lisez les commentaires : le motif y figure. Dans la pratique, trois causes reviennent presque toujours — un document illisible ou tronqué, un doublon d'une facture déjà déposée, ou un justificatif qui ne concerne pas cette société. Selon le cas, il faudra redéposer un document propre, ou simplement ne rien faire s'il s'agissait d'un doublon.
Statut de passage, affiché pendant que Fint lit automatiquement votre document pour en extraire le fournisseur, les dates et les montants. Il ne dure normalement que quelques secondes.
Si une facture reste bloquée sur « Analyse en cours » au-delà de quelques minutes, ce n'est pas normal : signalez-le à votre comptable via la messagerie, en précisant le nom du fichier concerné.
La facture a été supprimée et n'entre plus dans votre comptabilité. Elle reste visible dans la liste pour garder une trace de ce qui a été déposé, mais elle n'a plus d'effet comptable.
C'est la question qui revient le plus souvent, et le comportement est volontaire. Tant qu'une facture n'a pas été validée, rejetée ou supprimée, son statut n'est pas figé : il est recalculé automatiquement à mesure que les informations du document sont reconnues.
Fint vérifie que sept informations sont bien présentes : le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date d'émission, le montant TTC, le montant HT, le montant de TVA et le taux de TVA principal. Tant qu'une seule manque, la facture reste en attente. Dès qu'elles y sont toutes, elle avance d'elle-même.
Concrètement, vous pouvez donc voir une facture progresser sans que personne n'y ait touché. À l'inverse, une fois qu'elle est passée en « Traitée », « Rejetée » ou « Supprimée », son statut ne bouge plus automatiquement : seul votre comptable peut le changer.
Non. Ce statut signifie uniquement que votre comptable ne l'a pas encore traitée. Il n'y a ni délai à tenir, ni validation à donner de votre côté.
Ouvrez-la et lisez les commentaires, le motif y est écrit. S'il s'agit d'un document illisible, reprenez la photo ou le PDF et redéposez-le. S'il s'agit d'un doublon, il n'y a rien à faire.
Non. Le statut décrit le traitement comptable, jamais le règlement. Une facture traitée peut rester à payer.
Parce que la lecture automatique dépend de la qualité du document. Un PDF net émis par un logiciel de facturation est reconnu immédiatement ; une photo floue, coupée ou prise de biais demande souvent une reprise manuelle, et la facture reste en attente plus longtemps.
Non. Les statuts sont pilotés par la lecture automatique et par votre comptable. Si un statut vous paraît erroné, le plus simple est de le signaler par la messagerie.